仕事や作業を圧倒的に効率化できる
エクセルのワザがあるのをご存じですか？
最近、古くなった同窓会名簿を
更新しようということで、
その作業を受け持ったんですが、
古い名簿と新しい名簿を
ひとつひとつ目で追って
変更されているものを探すなんて
いったいどれだけ時間がかかるかわかりませんね！？(;ﾟロﾟ)
住所、電話番号、メアドなど、
変更されているものを
最新データベースから
自動的に選び出して、
古い名簿を自動的に修正できる
便利な関数とその使い方をご紹介します！
手入力の間違いもないし、
時短にもなってすごく便利ですよ～(*^。^*)
では、さっそく見ていきましょう♪
Excelで複数列から同一条件でデータを抽出する方法とは
次のような同窓会名簿があったとします。
この名簿は古いので、
最新の情報に書き換えたい！
こんな時、私なら
○ＩＮＤＥＸ関数と
○ＭＡＴＣＨ関数
を使います。
複数行のデータ取得には
ＶＬＯＯＫＵＰ関数がよく知られていますが、
横に長い表の場合、
取得したい行の順番を
数えるのが面倒だったり、
もともとの表の形によっては、
エラーが出てしまって、使いにくいことも多いです。
取得したい行数がたくさんある場合は、
ＩＮＤＥＸ関数の方が使いやすいです。
◆事前準備◆
0．準備の前に、
今回の作業の目的を確認しておきますね♪
今回修正したい
古い名簿は、
全体名簿から、ある職業の人だけ
抽出したものなので、
全体名簿の一部分の人しか載っていません。
ですので、全体名簿の最新データを見ながら、
このグループの人の
かつ、
個人データの変更の部分だけを更新したい！
それが今回の作業の目的。
1．ここから事前準備
最新の同窓会全体名簿を
古い名簿の横にコピペしてます。
こうすると
関数でセルを指定するときに
作業がやりやすいですよ♪
今はわかりやすくするために、
最新顧客名簿をうす緑色に、
古い方の名簿を水色にします
◆関数を入れる手順◆
1．新しい情報を入れたいセルを選んで
次の関数を入力します。
=INDEX($I$2:$I$29,MATCH(A2,$G$2:$G$29,0))
この表で言えば、
MATCH(A2,$G$2:$G$29,0)
↓
ＩＤ（Ａ列）と同じ会員ＩＤ（Ｇ列）が一致する人の
INDEX($I$2:$I$29)
↓
氏名（Ｉ列）を取得するいう意味です。
2．郵便番号を取得する
同じように、
郵便番号を取得したいセルに
=INDEX($J$2:$J$29,MATCH(A2,$G$2:$G$29,0))
と入力します。
こうすると、
ＩＤと会員ＩＤが一致する人の
郵便番号を取得できますね。
さぁ、この調子で
どんどん行きましょう！
3．都道府県名を取得する
次は、
都道府県を取得したいセルに
=INDEX($K$2:$K$29,MATCH(A2,$G$2:$G$29,0))
と入力します。
これで
ＩＤと会員ＩＤが一致する人の
都道府県を取得できました。
4．市町村名以下の住所を取得
市町村以下の住所を
取得したいセルに
=INDEX($L$2:$L$29,MATCH(A2,$G$2:$G$29,0))
と入力します。
これで、水色のセルに
必要な最新情報が取得できました。
5．全部のセルに関数をコピペ
最後に、
この関数を1行ごとに
全部の行についてコピペすれば、
完成です。
ちなみに、
該当するIDがない場合は、
このようなエラー表示がでます。
全ての行に必要な情報が入力できましたね！
まとめ
いかがでしたか？
今日は、
ＩＮＤＥＸ関数と
ＭＡＴＣＨ関数を使って、
条件の一致する複数行の
値を取得するワザを
ご紹介しました。
たくさんのデータを抽出して
自動で取得してくれれば
仕事の効率がグンと上がりますね！
今回は同窓会名簿の修正が必要なところだけを選んで
自動的に最新のデータを反映してみました。
名簿だけでなく、
商品のリストアップやシリアルナンバーの取得
仕入れ価格などのチェックなど、
利用できることはたくさんあります。
ぜひ活用してみて下さいね！
最後までお読み下さり、ありがとうございました！